Politique de confidentialité

1. Objet et portée

La présente Politique explique comment Opsivia Conseil Inc., faisant affaire sous le nom « SoloFisc » (« SoloFisc », « nous », « notre » ou « nos »), recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre :

• du site https://solofisc.ca;
• de l'application https://app.solofisc.ca;
• du soutien, des communications et des services connexes (collectivement, le « Service »).

Un « renseignement personnel » est un renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier directement ou indirectement. Cette Politique ne régit pas les pratiques indépendantes d'un tiers dont le site ou le service est accessible au moyen d'un lien ou d'une intégration.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), SoloFisc a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.

Le responsable veille à la gouvernance des renseignements personnels, reçoit les demandes d'exercice de droits et traite les plaintes.

3. Rôle de SoloFisc

Pour les renseignements relatifs à votre compte, à votre utilisation du Service, à la facturation de l'abonnement, au soutien, à la sécurité et à nos propres communications, SoloFisc détermine les fins et moyens du traitement conformément à la loi.

Lorsque vous importez des renseignements personnels sur vos clients, fournisseurs, employés ou autres tiers afin de gérer votre entreprise, vous déterminez généralement les fins de leur traitement et SoloFisc les traite pour votre compte selon vos instructions. Vous êtes responsable de fournir aux personnes concernées les avis requis, de recueillir les renseignements de façon légitime et d'obtenir les consentements applicables.

4. Renseignements que nous pouvons recueillir

4.1 Compte et identité

• nom et prénom;
• adresse courriel et numéro de téléphone;
• mot de passe sous forme protégée et facteurs d'authentification;
• langue, fuseau horaire et préférences;
• rôle, permissions, invitations et historique du compte;
• consentements, acceptations et préférences de communication.

4.2 Entreprise et fiscalité

• nom d'entreprise, adresse, secteur, statut juridique et coordonnées;
• NEQ, numéros de TPS et TVQ et autres identifiants d'entreprise;
• exercice financier, fréquence de déclaration et méthodes comptables ou fiscales sélectionnées;
• renseignements nécessaires aux estimations fiscales.

4.3 Données comptables et transactionnelles

• factures, devis, notes de crédit, paiements et soldes;
• revenus, dépenses, catégories, taxes, remboursements et écritures;
• noms et coordonnées de clients, fournisseurs et contacts;
• produits, services, descriptions, taux horaires et modalités;
• rapports, prévisions, provisions, scénarios et annotations.

4.4 Documents et reçus

• images, PDF et métadonnées de reçus, factures et pièces justificatives;
• texte extrait par reconnaissance optique de caractères;
• corrections, validations et commentaires ajoutés par l'utilisateur.

Un document peut contenir des renseignements personnels imprévus. Vous devez masquer ou retirer les renseignements qui ne sont pas nécessaires avant de le téléverser.

4.5 Données de paiement de l'abonnement

Lorsque vous payez un abonnement, le processeur de paiement recueille les données de carte nécessaires. SoloFisc peut recevoir un jeton, le type de carte, les quatre derniers chiffres, la date d'expiration et l'état du paiement. SoloFisc ne conserve pas le numéro complet de la carte ni le code de sécurité.

4.6 Données techniques et d'utilisation

• adresse IP, identifiants d'appareil ou de session;
• navigateur, système d'exploitation, langue et résolution;
• dates, heures et durée des connexions;
• pages, fonctions et parcours utilisés;
• événements de sécurité, journaux, erreurs et diagnostics;
• témoins de connexion et technologies similaires.

4.7 Soutien et communications

• contenu des demandes, courriels et clavardages;
• pièces jointes et captures d'écran;
• notes de soutien, diagnostic et résolution;
• commentaires, sondages et demandes de fonctionnalités.

4.8 Renseignements inférés ou générés

Le Service peut générer des catégories suggérées, des indicateurs de risque ou de complétude, des anomalies et rapprochements proposés, des projections, provisions et estimations fiscales. Ces résultats peuvent constituer des renseignements personnels lorsqu'ils concernent une personne physique identifiable.

5. Sources des renseignements

Nous recueillons des renseignements :

• directement auprès de vous;
• auprès des utilisateurs qui vous ajoutent comme contact ou Utilisateur autorisé;
• auprès de processeurs de paiement et fournisseurs de services;
• automatiquement lors de l'utilisation du Service;
• auprès de sources publiques légitimes lorsque nécessaire;
• par inférence à partir des données traitées par le Service.

6. Fins de la collecte et de l'utilisation

Nous utilisons les renseignements nécessaires pour :

7. Consentement et choix

Nous demandons un consentement valide, manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques lorsque la loi l'exige. Une demande portant sur un renseignement sensible est présentée de façon distincte.

Vous pouvez retirer votre consentement à une utilisation ou communication facultative en communiquant avec securite@opsivia.com ou en utilisant les réglages disponibles. Le retrait ne remet pas en cause les traitements déjà effectués légalement.

Les communications marketing nécessitant un consentement utilisent un mécanisme d'adhésion distinct. Vous pouvez vous désabonner au moyen du lien prévu dans chaque message commercial.

8. Intelligence artificielle et décisions automatisées

SoloFisc peut utiliser des systèmes automatisés ou d'intelligence artificielle pour extraire des informations de documents, suggérer des catégories, détecter des anomalies ou générer des estimations. Actuellement, la lecture automatique des reçus et l'import des relevés bancaires sont réalisés par Anthropic, aux États-Unis : le document n'est transmis que lorsque vous lancez vous-même l'analyse, et un avis vous en informe avant l'envoi. Vous pouvez toujours saisir les données à la main.

SoloFisc ne prend pas, sur la seule base d'un traitement automatisé, une décision produisant des effets juridiques importants sur un utilisateur sans permettre une révision humaine.

9. Témoins de connexion et analytique

9.1 Témoins nécessaires

Nous pouvons utiliser des témoins strictement nécessaires pour maintenir une session, mémoriser les choix de sécurité et de langue, équilibrer la charge, prévenir la fraude et conserver vos préférences de consentement. Ces témoins sont requis au fonctionnement du Service.

9.2 Mesure d'audience et marketing

Avec le consentement requis, nous pouvons utiliser des outils d'analytique pour comprendre les visites et mesurer les campagnes. Les témoins non nécessaires sont désactivés par défaut jusqu'à votre choix. Vous pouvez modifier ce choix en tout temps : Gérer mes témoins.

10. Communications à des tiers

Nous ne vendons ni ne louons des renseignements personnels. Nous pouvons communiquer uniquement les renseignements nécessaires aux catégories de destinataires suivantes :

11. Traitement à l'extérieur du Québec

Certains fournisseurs peuvent recueillir, utiliser ou conserver des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada. Dans ce cas, les renseignements peuvent être soumis aux lois de la juridiction concernée.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, SoloFisc réalise l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise et s'assure qu'une entente écrite appropriée est en place. Les pays et fournisseurs exacts seront publiés dans un registre des traitements accessible sur demande.

12. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements uniquement pendant la durée nécessaire aux fins décrites, pour respecter une obligation légale, résoudre un litige, prévenir la fraude ou faire valoir des droits.

Vos propres obligations fiscales de conservation peuvent être différentes. Vous devez exporter et conserver les documents requis.

13. Mesures de sécurité

SoloFisc applique des mesures administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité et à la finalité des renseignements, notamment :

Vous contribuez à la sécurité en utilisant un mot de passe unique, en activant l'authentification multifacteur et en signalant rapidement une activité suspecte à securite@opsivia.com.

14. Incidents de confidentialité

SoloFisc maintient un plan de réponse et un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu'un incident survient, nous :

1. prenons des mesures raisonnables pour limiter le préjudice;
2. évaluons la sensibilité des renseignements et les conséquences possibles;
3. consultons le responsable de la protection des renseignements personnels;
4. avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux;
5. conservons le registre pendant la période requise.

15. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• la confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant;
• l'accès à ces renseignements et une copie intelligible;
• la rectification d'un renseignement inexact ou incomplet;
• le retrait d'un consentement à une utilisation ou communication facultative;
• une copie dans un format technologique structuré (portabilité);
• la fermeture de votre compte et la suppression des renseignements non nécessaires.

Pour exercer un droit, écrivez à securite@opsivia.com ou à alexandre@opsivia.com. Nous répondons avec diligence et au plus tard dans les 30 jours.

16. Plaintes

Vous pouvez transmettre une plainte relative à la protection des renseignements personnels au responsable :

Vous pouvez également communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés.

17. Enfants et adolescents

Le Service vise des adultes et n'est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans. SoloFisc ne recueille pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d'une personne de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur lorsque la loi l'exige.

18. Liens et services de tiers

Le Service peut contenir des liens vers des sites, autorités, professionnels ou services tiers. Leurs pratiques sont régies par leurs propres politiques. Nous vous recommandons de les consulter avant de leur fournir des renseignements. L'activation d'une intégration est volontaire et peut généralement être désactivée dans les paramètres.

19. Modifications de la Politique

Nous pouvons modifier cette Politique afin de refléter l'évolution du Service, des fournisseurs, des risques ou de la loi. La version à jour est publiée à https://solofisc.ca/confidentialite. En cas de modification importante, nous fournissons un avis avant son entrée en vigueur. Un nouveau consentement est demandé si une nouvelle utilisation ou communication le nécessite.

20. Coordonnées

Pour toute question, demande d'accès, rectification, portabilité, retrait de consentement ou plainte :